Les acheteurs publics publient des annonces (AAPC) concernant les marchés publics qu’ils souhaitent passer. Les supports de publication varient selon le montant de l’achat. Il est donc important de consulter régulièrement le site du joue (Journal officiel de l’union européenne), celui du BOAMP (Bulletin officiel des marchés publics), les journaux d’annonces légales dont la liste est disponible dans chaque préfecture et la presse spécialisée.
Les acheteurs disposent également de leur propre site, appelé profil d’acheteur, sur lequel ils publient également leurs annonces. Ainsi, l’État a mis en place une plate-forme de dématérialisation des procédures de marché de l’Etat. Elle permet aux entreprises de consulter et de répondre aux consultations émanant des services de l’Etat en administration centrale et en services déconcentrés, des établissements publics relevant de ceux-ci, ainsi que des chambres de commerce et d’industrie et de l’Union des groupements d’achats publics (UGAP). Dénommée PLACE, elle est accessible à l’adresse suivante : www .marchés-publics .gouv.fr
Sur la plupart de ces sites, il est possible de paramétrer des alertes permettant de signaler les annonces intéressant les entreprises selon leur secteur d’activités et leur localisation.
A la lecture de l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC), l’entreprise va déterminer si elle souhaite ou non poursuivre le processus. En effet, l’avis lui permet d’être brièvement informé sur les éléments importants relatifs au marché : l’identité de l’acheteur public, l’objet du marché et, le cas échéant, les quantités ou volumes envisagés, le type de procédure choisie, la zone géographique, la date limite de réception des candidatures et des offres.
Si elle souhaite répondre à cette annonce ou si elle a besoin de plus d’informations, l’entreprise doit se procurer le dossier de consultation des entreprises (DCE) auprès de l’acheteur public. Attention dans les procédures restreintes, les entreprises ne peuvent obtenir le DCE qu’après avoir déposé leur candidature et avoir été accepté par l’acheteur public.
Ce dossier contient l’ensemble des documents et informations préparées par l’administration pour définir l’objet, les caractéristiques et les conditions d’exécution du marché. Il comprend le règlement de la consultation qui fixe toutes les règles de la passation et les pièces contractuelles qui vont régir l’exécution du marché public (acte d’engagement, mémoire technique, bordereau de prix, cahier des clauses administratives particulières (CCAP) et le cas échéant, cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Dans les marchés de faible montant, le plus souvent, il n’y aura qu’un cahier des charges ou un cahier des clauses particulières ( CCP).
L’entreprise doit élaborer sa candidature et son offre selon les modalités fixées dans l’AAPC ou le règlement de la consultation. Il est important d’être vigilant car l’oubli d’un document ou l’absence de signature d’un document par une personne habilitée à représenter l’entreprise pourra être fatal.
Remarque : dans les procédures restreintes, l’entreprise remet d’abord sa candidature, puis, si elle est sélectionnée, son offre. Dans les procédures ouvertes, la candidature (description des moyens, capacités financières, références, etc.) est remise en même temps que l’offre proprement dite (réponse technique et financière).
Dans le dossier de candidature, l’entreprise fournit à l’acheteur des documents généraux qui lui permettront d’évaluer sa capacité à exécuter le marché. On y trouve :
– une attestation sur l’honneur justifiant qu’elle n’a pas été interdite de marchés publics par la justice ;
– des documents permettant d’apprécier ses capacités professionnelles, techniques et financières (nombre d’employés, chiffre d’affaires, références, etc.)
L’entreprise doit également rédiger une offre. Dans ce document, elle explique comment et à quel prix elle prévoit d’exécuter le marché. Elle doit particulièrement se concentrer sur les critères retenus par l’acheteur public pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse (prix, délai d’exécution, maintenance, etc.). Par exemple, si le délai d’exécution est un des critères de sélection choisi, l’entreprise peut indiquer qu’elle est implantée localement et peut donc se déplacer plus vite en cas de problème.
Il est impératif de respecter la date et l’heure de remise des candidatures et des offres sous peine de ne pas être pris en compte par l’acheteur public. Le dossier peut être remis en mains propres contre récépissé, transmis électroniquement ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception, ce qui constituera une preuve de remise à la date indiquée. Attention : c’est la date d’arrivée du courrier qui importe et non la date d’envoi. En cas de transmission papier, il faut donc tenir compte des délais postaux.
