Il existe des étapes incontournables à suivre pour réaliser un inventaire physique en entrepôt, quelle que soit la technologie utilisée :
1. Déterminer la méthodologie : elle dépendra du type de stock entreposé. Il faut décider quelles marchandises vont être soumises à l’inventaire et comment elles vont être quantifiées (en unités, en volume, en poids, en valeur économique…). Lors de la hiérarchisation des références à inventorier, une option consiste à utiliser la méthode ABC pour les classer par rotation, bien qu’elles puissent également être organisées par zones ou par familles de produits.
2. Préparer l’équipe d’opérateurs : l’équipe doit savoir exactement les étapes à suivre, le secteur de l’entrepôt à inventorier et comment utiliser les outils, ainsi que toute autre instruction nécessaire (par exemple, retirer le stock obsolète ou défectueux lorsqu’il est identifié).
3. Profiter des périodes creuses : il faut prendre en compte l’effet de la saisonnalité et essayer d’organiser les inventaires pendant les périodes de moindre activité, afin de limiter leur impact sur l’activité de l’entrepôt.
4. Informer les fournisseurs : l’inventaire paralyse l’activité des entrées et sortie de stocks, il est donc nécessaire de le planifier à l’avance et d’en informer les fournisseurs et les clients.
5. Vérifier les outils et les ressources documentaires : cela peut sembler être une question sans importance, mais le temps consacré à la réalisation d’un inventaire doit être minime, par conséquent, les appareils et la documentation nécessaires doivent être préparés à l’avance pour éviter les problèmes de dernière minute.
