Quelles sont les phases de gestion de projet ?

Démarrage du projet

La phase initiale du modèle de gestion de projet est l’occasion de définir le projet dans ses grandes lignes, d’identifier ses sponsors et participants, ainsi que d’entamer la phase de recherche préliminaire. Vous pouvez aussi en profiter pour consigner tous les détails du projet par écrit de façon à présenter aisément le plan de communication au reste de l’équipe. La plupart des équipes organisent une réunion de lancement ou réalisent une étude de faisabilité pour marquer le début d’un projet. La méthode de lancement choisie devrait dépendre du style de communication privilégié par votre équipe.

Outre présenter l’idée de base derrière le projet, vous devriez également en préciser les avantages, les coûts, ainsi que les facteurs de risques associés aux livrables. Vous pouvez aussi vous intéresser à d’autres indicateurs en fonction des méthodes employées par votre organisation pour évaluer la réussite du projet.

Planification du projet

Une fois le projet analysé, vous pourrez concevoir un business case, ou dans le cas d’un projet à plus petite échelle, une charte. Ces outils peuvent vous aider à présenter votre projet et à le décrire en détail, en précisant certaines informations : objectifs, budget, calendrier, etc. Business case et charte feront de très bons documents de référence par la suite et vous permettront d’identifier vos objectifs de projet sur le long terme.

La planification de projet correspond à l’organisation des tâches à réaliser sur une période donnée. L’objectif de la planification est de déterminer le coût, les ressources mobilisées et la meilleure manière d’ordonnancer toutes les tâches à effectuer. D’avoir une vision claire de son projet et de le réaliser dans un minimum de temps en bref.

La planification de projet clarifie également le rôle de chacun dans la répartition des tâches et du travail attendu. Elle renforce la collaboration et la cohésion des équipes. Instaurer une organisation des tâches à réaliser incite les membres de l’équipe à réaliser leur part du travail efficacement. Chaque membre doit avoir conscience qu’un retard sur ses tâches entraînera le retard de leur coéquipier. Une fois que les missions ont été correctement agencées et attribuées, ce cadre permet de faire un suivi plus précis de son travail et de son avancement. Avoir connaissance de l’ensemble des tâches, de leurs dépendances et de leur organisation chronologique au sein du projet est crucial. Elle permet d’anticiper d’éventuels problèmes et leur impact potentiel sur le tôt. Plus l’on s’organise en amont et avec rigueur, plus l’on gagne en efficacité.

Mise en œuvre du projet

La phase de mise en œuvre demandera à votre équipe de se concentrer sur les objectifs établis et leur atteinte. Pour ce faire, ses membres s’appuieront sur les informations recueillies lors des deux premières étapes pour créer et lancer le projet dans les délais impartis, en misant sur le travail d’équipe et la collaboration.

Commencez par attribuer des tâches aux membres de l’équipe. Si vous faites déjà appel à un outil de gestion de projet, vous pouvez ajouter ces tâches à votre processus de façon à ce que votre équipe puisse aisément accéder aux ressources et communiquer, le tout au même endroit. Les logiciels de chronologie de projet sont aussi de bonnes pistes pour aider votre équipe à visualiser chaque étape.

Clôture du projet

C’est cette phase qui varie le plus selon les différentes équipes et entreprises. Certains aiment prendre le temps de revenir sur le travail accompli, tandis que d’autres préfèrent se lancer immédiatement dans le prochain projet. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de clôturer un projet, et lorsqu’il s’agit de déterminer ce qui convient le mieux à votre équipe, la décision vous revient.

Au moment de clôturer votre projet, vous souhaiterez certainement vous réunir avec l’ensemble des parties prenantes pour débattre des résultats. Dans ces cas-là, on parle le plus souvent de réunion « post-mortem ». Si vous décidez d’en organiser une et que vous souhaitez vous assurer que toutes les questions essentielles y seront abordées, nous vous conseillons d’envoyer un questionnaire anonyme aux participants au préalable. Au cours de la réunion, vous pourrez faire le point sur les résultats mesurés par les indicateurs de performance sélectionnés durant la phase concernée. Toutes les personnes impliquées auront ainsi un aperçu précis des points forts et des améliorations nécessaires : l’idéal pour éviter de répéter les mêmes erreurs à l’avenir !

Autre astuce utile, nous vous recommandons de trier les documents relatifs au projet et de les conserver dans un dossier qui sera partagé avec les membres de l’équipe jusqu’à sa clôture : modèles, ressources de rédaction, fichiers de conception, travaux de développement, etc. Vous serez ravis d’avoir tous ces documents à portée de main au moment d’évaluer vos résultats.

Dernier point que nous sommes malheureusement trop nombreux à négliger, cette phase de clôture est aussi l’occasion d’assurer le suivi des résultats. Votre équipe a-t-elle la fâcheuse habitude de mettre en place de nouveaux projets en oubliant les précédents ? Gardez à l’esprit que vous devez sans cesse évaluer vos options et les renouveler si vous souhaitez optimiser la mise en œuvre de vos projets et continuer à développer vos activités.