La gestion de la facturation est très importante pour une entreprise dans le cadre de ses échanges avec ses clients. La facture permet notamment de matérialiser la transaction financière liée à la vente ou la prestation délivrée, et elle constitue une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité.

Le coin des entrepreneurs vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise qui aborde les thèmes suivants :

•  les règles à respecter en matière de facturation
•  l'organisation de la facturation 
•  l'utilisation d'un logiciel pour gérer la facturation 

Quelles sont les règles à respecter pour gérer la facturation ?

La gestion de la facturation est encadrée par la loi à plusieurs niveaux, notamment en matière d’obligation de facturation, de date de remise de la facture, de support à utiliser pour la facturation, de logiciel (à compter de 2018), de mentions obligatoires à indiquer sur les factures et de conservation des factures.

L’obligation de facturation pesant sur les entreprises

Tout d’abord, les professionnels ont une obligation de facturation. La facturation est obligatoire :

• pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés pour des besoins professionnels,
• pour les ventes à distance,
• pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité,
• pour les prestations de services délivrées à des particuliers dont le montant TTC s’élève à au moins 25 euros, ou si les particuliers demandent une facture.
• pour les ventes délivrées à des particuliers qui demandent une facture.

Si nécessaire, vous avez la possibilité de sous-traiter votre facturation en donnant mandat à une autre personne de les établir en votre nom et pour votre compte.

La date d’établissement de la facturation

Concernant la date à laquelle la facture doit être établie, voici les règles applicables :

• Pour les ventes : la facture est en principe établie lors de l’acceptation de la commande ou lors de la livraison si elle intervient plus tard.
• Pour les prestations de services : la facture est en principe établie le jour où la prestation est achevée.

Les factures doivent être établies en au moins deux exemplaires, avec un exemplaire remis au client et un autre exemplaire conservé par l’entreprise.

Pour plus d’informations : la date de remise des factures aux clients.

Les supports à utiliser pour la facturation

Les factures peuvent être établies en format papier ou en format électronique. L’administration fiscale tolère l’utilisation de la facturation électronique à condition d’employer l’une des méthodes suivantes :

• en recourant à la signature électronique,
• en utilisant l’échange de données informatisées pour télétransmettre les factures,
• en recourant à une solution technique autre que la signature électronique ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation qui en est le fondement.

De plus, l’administration fiscale admet qu’une facture établie sous format papier puis numérisée, envoyée et reçue électroniquement soit considérée comme étant une facture électronique. Une signature électronique doit sécuriser la facture numérisée. La facture de départ (sous format papier) doit toutefois être conservée.

Les informations obligatoires en matière de facturation

Les factures que vous établissez dans le cadre de votre activité professionnelle doit comporter plusieurs informations obligatoires. Chaque mention manquante peut être sanctionnée par une amende et par une sanction pénale.

Nous vous précisons l’ensemble de ces informations dans ce dossier : les mentions obligatoires sur une facture.

La certification obligatoire du logiciel de facturation à compter de 2018

Pour établir vos factures à compter du 1^er janvier 2018, vous devrez obligatoirement utiliser un logiciel de gestion satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

Les obligations de conservation au niveau de la facturation

En matière de conservation des factures, voici les règles applicables :

• La loi 2008-561 précise que les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants se prescrivent par 5 ans.
• Sur le plan comptable, les factures doivent être conservées pendant 10 ans étant donné qu’il s’agit de pièces justificatives.
• Sur le plan fiscal, les factures doivent être conservées pendant au moins 6 ans à compter de la date de leur établissement.

Une réglementation spécifique est également prévue pour le recours à l’archivage électronique des factures. Nous vous expliquons cela dans ce dossier :  la conservation des factures.