La gestion de la facturation est très importante pour une entreprise dans le cadre de ses échanges avec ses clients. La facture permet notamment de matérialiser la transaction financière liée à la vente ou la prestation délivrée, et elle constitue une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité.
Le coin des entrepreneurs vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise qui aborde les thèmes suivants :
La gestion de la facturation est encadrée par la loi à plusieurs niveaux, notamment en matière d’obligation de facturation, de date de remise de la facture, de support à utiliser pour la facturation, de logiciel (à compter de 2018), de mentions obligatoires à indiquer sur les factures et de conservation des factures.
Tout d’abord, les professionnels ont une obligation de facturation. La facturation est obligatoire :
Si nécessaire, vous avez la possibilité de sous-traiter votre facturation en donnant mandat à une autre personne de les établir en votre nom et pour votre compte.
Concernant la date à laquelle la facture doit être établie, voici les règles applicables :
Les factures doivent être établies en au moins deux exemplaires, avec un exemplaire remis au client et un autre exemplaire conservé par l’entreprise.
Pour plus d’informations : la date de remise des factures aux clients.
Les factures peuvent être établies en format papier ou en format électronique. L’administration fiscale tolère l’utilisation de la facturation électronique à condition d’employer l’une des méthodes suivantes :
De plus, l’administration fiscale admet qu’une facture établie sous format papier puis numérisée, envoyée et reçue électroniquement soit considérée comme étant une facture électronique. Une signature électronique doit sécuriser la facture numérisée. La facture de départ (sous format papier) doit toutefois être conservée.
Les factures que vous établissez dans le cadre de votre activité professionnelle doit comporter plusieurs informations obligatoires. Chaque mention manquante peut être sanctionnée par une amende et par une sanction pénale.
Nous vous précisons l’ensemble de ces informations dans ce dossier : les mentions obligatoires sur une facture.
Pour établir vos factures à compter du 1er janvier 2018, vous devrez obligatoirement utiliser un logiciel de gestion satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
En matière de conservation des factures, voici les règles applicables :
Une réglementation spécifique est également prévue pour le recours à l’archivage électronique des factures. Nous vous expliquons cela dans ce dossier : la conservation des factures.
