L’inventaire est une composante essentielle de la gestion des stocks, et donc de la gestion de l’approvisionnement au sein d’une entreprise. La réalisation correcte de l’inventaire influence les achats de l’entreprise, ainsi que l’ensemble des décisions financières. Mettre en place l’inventaire d’une société va bien au-delà de la formalité comptable et administrative.

En quoi consiste l’inventaire ?

Le terme inventaire désigne le moment où l’on compte les marchandises stockées dans l’entreprise. Qu’il s’agissent d’éléments qui entrent dans la fabrication de produits, ou d’items qui seront directement vendus, l’inventaire permet la réalisation d’un rapport à un instant T. Les responsables de l’inventaire vont donc noter les marchandises qui n’ont pas encore été vendues, ainsi que l’ensemble des matières premières achetées par l’entreprise.

D’un point de vue comptable, il permet de comptabiliser, d’identifier, mais aussi d’évaluer chaque objet. Tandis que la gestion des stocks  permet d’assurer les approvisionnements de l’entreprise, l’inventaire permet le contrôle des actifs.

Organisation logistique de l’inventaire

Pour mettre en œuvre l’inventaire, l’organisation est le maître mot. L’établissement de règles communes permet d’éviter les erreurs lors du décompte des marchandises. Vous pouvez par exemple établir un plan des sites sur lesquels seront réalisés les inventaires, et désigner des responsables par site. Choisissez également tout simplement un sens de comptage pour ne pas noter plusieurs fois les mêmes items.

Le recomptage est par ailleurs essentiel afin de contrôler l’inventaire, et empêcher la survenue de comptes erronés.

Les données récupérées lors de l’inventaire sont alors saisies dans un logiciel de gestion d’entreprise. Lorsqu’une solution ERP est utilisée, on obtient une centralisation de l’ensemble de ces informations dans une base de données exploitables à plusieurs niveaux (réalisations des états comptables, déclarations fiscales, etc.).

Quand réaliser un inventaire ?

Il est impératif de réaliser l’inventaire au moins une fois par an. Selon la taille de l’entreprise, son activité, et le volume de marchandises concerné, l’inventaire se fait plus ou moins régulièrement.

En continu ou de façon annuelle, il n’y a pas de règle générale en ce qui concerne le rythme des inventaires. Il revient aux dirigeants de l’entreprise de déterminer la méthode la plus adéquate avec les équipes concernées.

Cependant, il est certain que la gestion des stocks de façon continue apporte une plus grande précision et fiabilité dans les données utilisées pour la gestion des achats et l’approvisionnement. En ce sens, le choix des périodes d’inventaire est décisif pour la stratégie de l’entreprise.

Inventaire : une obligation légale pour votre entreprise

Tout commerçant avec une activité d’achat/revente, ou qui achète des matières premières est concerné par l’inventaire. Il se doit d’être exhaustif afin de rendre compte des actifs de l’entreprise dans les bilans comptables qui sont déposés à l’issue de chaque exercice fiscal.

Le livre d’inventaire fait partie des livres comptables obligatoires à tenir au sein d’une entreprise. Cette modalité ne concerne que les exercices comptables créés avant le 1er janvier 2016. Il recense les actifs et les passifs.

La gestion des stocks ne remplace pas l’inventaire

L’inventaire doit être réalisé physiquement au moins une fois par an. Quant à la gestion des stocks, elle permet d’avoir une vision sur l’état des marchandises et le niveau d’approvisionnement grâce à des outils professionnels. Un logiciel de gestion stock  d se base sur les ventes et achats enregistrés. C’est une plateforme essentielle pour la gestion de la société. La réalisation de l’inventaire est importante pour la comptabilité de l’entreprise. Les stocks sont recensés de façon précise et exhaustive afin de calculer les actifs.