Le processus de paie, ou processus de gestion de la paie, n’est pas une véritable notion juridique ou de paie.
Il n’y a pas de processus de paie obligatoire imposé par la loi par exemple.
Toutefois, étant donné les impératifs juridiques existants en lien avec la paie et la gestion de la paie, on peut considérer qu’il y a une manière de procéder à la paie de ses salariés, en respectant des étapes incontournables.
Cette manière de procéder, étapes par étapes, en suivant l’ensemble des prescriptions juridiques relatives à la paie, est couramment désignée sous le terme de processus de paie.
Il n’existe pas de processus de paie prédéfini. Chaque entreprise, en fonction de ses habitudes et de ses spécificités, peut gérer la paie de manière unique.
Toutefois, pour vous permettre d’y voir plus clair, nous avons listé les différentes étapes d’un processus de paie classique.
Ainsi, un processus de paie, par exemple, peut être ainsi établi :
L’élaboration des bulletins de paie est probablement l’étape la plus connue du processus de paie car elle est la plus évidente.
En effet, chaque salarié recevant un salaire doit avoir un bulletin de paie.
Il n’est pas possible de sauter cette étape.
En conséquence, il est impératif d’établir des bulletins de paie en se conformant aux exigences légales, notamment en respectant les mentions obligatoires du bulletin de paie.
Par ailleurs, il faut veiller à ne pas insérer de mentions interdites du bulletin de paie.
Une fois que les bulletins de paie sont réalisés, l’employeur devra penser à les remettre aux salariés, par courrier, par voie électronique ou en main propre.
Une fois que les bulletins de paie sont établis, il faut bien entendu procéder au paiement des salaires.
Cela peut s’effectuer par chèque, espèces ou virement bancaire.
Il est impératif de respecter la périodicité du paiement du salaire fixée à l’embauche, au risque de recevoir une sanction.
Les départs et les arrivées de salariés impactent la gestion de la paie de votre entreprise.
En effet, il faudra soit enlever des salariés du processus de paie, soit en ajouter.
Il est donc utile d’anticiper ces changements et d’adapter en conséquence son processus de paie.
Intrinsèquement liée au personnel salarié, la DSN (déclaration sociale nominative) est un document obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé, permettant de transmettre des informations sur ses salariés et de payer ses cotisations sociales.
La DSN doit être remplie et transmise tous les mois.
Dès lors que l’entreprise compte des salariés, elle verse des salaires et génère plusieurs mouvements financiers en lien avec la paie (paiement des salaires, des cotisations sociales…).
La comptabilité étant une obligation pour les entreprises, il faudra impérativement procéder à la comptabilisation de la paie pour enregistrer ces mouvements financiers notamment dans le journal de paie et dans le journal des OD de paie.
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