La gestion de la paie en entreprise s’entend comme le processus démarrant par la collecte de l’ensemble des éléments individuels et collectifs et aboutissant à la déclaration de ces éléments aux administrations :
- Réaliser les tâches de collecte des données liées à l’activité du salarié (absences, planning, …) ;
- Calculer la rémunération, les cotisations/contributions liées au salaire ainsi que le PAS (prélèvement à la source) ;
- Produire les différentes déclarations obligatoires notamment :
- l’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE),
- la réalisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
Quels sont les enjeux de la gestion de la paie ?
La paie est en permanence soumise aux évolutions de la réglementation ainsi que du cadre conventionnel. Ceci implique pour les entreprises d’assurer une veille légale afin d’assurer ce que l‘on appelle la « conformité-paie ».
En effet, toute erreur commise lors de l’établissement de la paie risque d’entrainer :
- des sanctions en cas de contrôle URSSAF : sanctions financières, administratives et même pénales,
- contentieux prud’homaux en cas de conflit avec un salarié ;
- une perte de temps et un risque d’erreur supplémentaire en cas de correction rétroactive.
Une erreur de saisie d’éléments variables peut notamment entrainer une erreur en chaîne jusqu’à la déclaration sociale nominative (DSN).
Quels outils pour la gestion de la paie ?
Logiciel de paie
Un logiciel de gestion de paie est un outil informatique permettant de gérer la paie de manière automatisée et simplifiée pour produire une fiche de paie conforme. Il peut être hébergé :
- En monoposte : installation du logiciel sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l’entreprise cliente ;
- En mode SaaS : installation du logiciel sur les serveurs du fournisseur informatique (logiciel de paie en ligne)
Les avantages d’un logiciel paie sont nombreux :
- Optimisation du temps de travail pour le gestionnaire de paie ;
- Mise à jour automatique des règles sociales et conventionnelles effectuées par l’éditeur du logiciel ;
- Fiabilisation et sécurisation des données sociales ;
- Automatisation des déclarations (DUE, DSN) et des calculs de paie ;
- Transfert des écritures vers la comptabilité ;
- Gestion de nombreux cumuls (brut, net imposable, congés, plafonds, …) ;
- Création d’états pour le reporting RH.
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