Toute opération financière qui impacte les comptes d’une entreprise doit être comptabilisée, et donc enregistrée. C’est le cas lorsque l’entreprise émet une facture, mais également lorsqu’elle réceptionne une facture fournisseur.
Lorsque votre entreprise reçoit une facture d'un de ses fournisseurs, votre premier réflexe doit être de la vérifier avant de l’enregistrer dans vos comptes.
Dès réception d’une facture fournisseur, vous devez vous assurer qu'elle contient bien les éléments suivants :
Coordonnées du fournisseur et du client (adresse, raison sociale, numéro SIREN…) ;
Numéro de facture ;
Date d’édition de la facture ;
Description du bien livré ou de la prestation ;
Date de livraison du produit ou de fin dans le cas d’une prestation de service ;
Date limite de paiement et pénalités prévues en cas de retard ;
Montants HT et TTC de l’opération ;
Taux de TVA.
L’ensemble de ces éléments doit être présent sur la facture réceptionnée. Faute de quoi, celle-ci est considérée non-conforme et non-valide. Si tout vous semble cohérent, vous pouvez procéder au paiement de la facture.
Dès le paiement de la facture effectué, vous devez procéder à son enregistrement dans la comptabilité. Pour ce faire, il faut distinguer trois montants :
le montant hors taxes,
le montant toutes taxes comprises,
et le montant de la TVA.
S'il s'agit d'une facture d'achat de marchandises, il faudra modifier trois comptes suivants :
Débiter le montant HT du compte de charge 607 « Achat de marchandise » ;
Débiter le montant de la TVA du compte 44 566 « TVA déductible »
Créditer le montant TTC du compte 401 « Fournisseur ».
D’autres comptes peuvent faire l’objet d’une saisie comptable. C’est par exemple le cas si vous achetez des matières premières (compte 601 ou 607) ou si vous investissez dans un service (compte 602 ou 606 notamment). Les frais accessoires tels que les frais de livraison sont quant à eux intégrés au compte 607 « Achat de marchandise ». Vous pouvez toutefois créer un compte dédié aux frais accessoires engagés si vous le souhaitez.
Pour que la comptabilisation de la facture fournisseur soit optimale, l’enregistrement doit faire apparaître les éléments suivants :
Le numéro de la facture fournisseur ainsi que sa date de création ;
Le numéro du compte débité ;
Un libellé ;
Le montant de l’opération.
Bon à savoir : afin que la comptabilité de votre entreprise soit conforme, il est nécessaire d’utiliser les bons comptes. Si vous avez peur de faire une erreur, n’hésitez pas à déléguer cette tâche à un professionnel.
Lire aussi : Comment comptabiliser une facture d’acompte fournisseur ?
Si l’enregistrement d’une facture fournisseur semble simple, il s’agit en réalité d’une tâche particulièrement chronophage, en particulier si vous avez affaire à de nombreux partenaires commerciaux. Voici deux astuces à mettre en place pour simplifier la comptabilisation de vos factures fournisseurs et faciliter la tenue de votre comptabilité.
Après avoir été enregistrées, toutes vos factures doivent être conservées pendant une période minimale de 10 ans. Pour les retrouver facilement et avoir une comptabilité bien organisée, il est essentiel de codifier vos factures. Pour cela, vous pouvez attribuer un numéro précis à vos factures selon une nomenclature définie en interne. Vous n’aurez plus qu’à les ranger dans des classeurs dédiés et numérotés eux aussi. Pour plus de simplicité dans la gestion de vos factures fournisseurs, vous pouvez également adopter un logiciel qui vous permettra de conserver l’ensemble de vos factures de manière dématérialisée.
Bon à savoir : il n’existe aucune obligation légale en termes de classification des factures. C’est donc à vous d’opter pour le mode de classement qui conviendra le mieux à votre organisation.
La saisie manuelle de chaque facture est une tâche extrêmement chronophage qui ne présente pas une réelle valeur ajoutée. Pour simplifier l’enregistrement de vos factures fournisseurs, vous pouvez vous tourner vers votre logiciel comptable. Vous pouvez également digitaliser la gestion de vos factures fournisseurs en adoptant une solution comme Libeo.
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