Est-il obligatoire d'avoir différents types de factures ?

La facture est un document juridique et comptable régi par des obligations légales. Autant vous dire que connaître les règles de facturation est indispensable pour tout entrepreneur. Car, attention, en cas de contrôle, si vos factures ne sont pas parfaites cela peut coûter cher !

Aussi, une réglementation existe quant à l’utilisation de types de factures différentes selon les circonstances.

Connaissez-vous les différents types de factures ?

Il existe plusieurs types de factures à utiliser à diverses occasions. On ne va par exemple, pas envoyer une facture basique pour faire une régularisation à son client. Aussi, comme vous ne pouvez pas modifier une facture, si une erreur est commise et que vous voulez la rectifier : il faudra faire une facture d’avoir pour rééditer la bonne facture à votre client. Revenons sur tous les types de factures que vous pouvez trouver et comment les utiliser.

La facture “ordinaire”

C’est celle que vous éditez le plus, puisque vous en faites une à chaque vente de produit ou service. Elle contient les quantités vendues, leur prix, mais aussi les conditions de vente que vous avez mises en place. N’oubliez pas aussi que les CGV doivent apparaître sur vos factures lorsque votre client est lui aussi un professionnel. Toutes ces informations cadrent vos ventes, il est donc important de bien la rédiger au départ.

Découvrez notre article : Factures : mentions obligatoires pour les professionnels.

La facture rectificative ou d’annulation

La facture rectificative est utilisée si vous avez fait une erreur. On vous rappelle que vous ne pouvez pas modifier ni supprimer une facture déjà éditée. Pour corriger une facture, vous pouvez en faire une nouvelle en mentionnant bien qu’elle annule et remplace l’ancienne. On n’oublie pas dans ce cas-là de mentionner les références de la facture annulée. Dans votre compte Silex, une annulation de facture enclenche l’édition automatique d’un avoir.

Pour annuler une facture, cela peut arriver si un client vous renvoie la marchandise que vous lui avez vendue par exemple, il faudra alors faire un avoir de la valeur de la facture d’origine à votre client. Pareil, pensez à indiquer à quelle facture cet avoir correspond, cela évite de s’y perdre.

La facture d’acompte

Éditer une facture d’acompte est obligatoire lors du paiement d’un acompte par votre client. Doit y figurer la date à laquelle l’acompte a été émis, le numéro de la facture, les parties concernées et le délai de paiement. Contrairement à une facture normale, il ne faut pas mentionner les biens et/ou services concernés, leur prix ou leur quantité. On vous conseille aussi d’y mentionner le devis concerné pour ne pas vous y perdre. Ou d’utiliser un logiciel de facturation qui s’en occupera pour vous.

Attention à la TVA.

Bien sûr, vous devez prendre en compte la TVA dans cette facture aussi. Sauf si vous n’y êtes pas assujetti, dans ce cas-là il est important de le mentionner (comme sur une facture classique en somme). Lorsque vous comptabilisez la TVA, faites attention à bien la calculer, de sorte que vous ne la comptabilisez pas deux fois (sur l’acompte et la facture finale). L’avantage d’utiliser un logiciel de facturation comme Silex est que tout se calcule automatiquement !

La facture de régularisation

On la connaît à titre personnel surtout dans le domaine des fournisseurs d’électricité, eau, gaz. Comme son nom l’indique, elle permet de régulariser une situation. Votre client a déjà payé une prestation estimée, il s’agit désormais de comparer avec ce qui a été livré en réalité. Si vous avez trop perçu de votre client, cela donnera lieu à un avoir. Si, au contraire il vous doit encore quelque chose, il faudra qu’il règle la différence.

La facture de clôture

Elle s’effectue lors de la résiliation d’un contrat. Il s’agit de voir qu’elle a été la consommation de votre client depuis sa dernière facture et de lui facturer la différence. Attention, car vous avez 6 semaines maximum après la fin du contrat pour éditer et envoyer la facture à votre client. Si vous êtes amené à le rembourser, vous devez le faire dans les 30 jours suivant la clôture.

À noter : Tous les types de factures doivent être numérotés et la numérotation doit se suivre !

Mes factures doivent-elles être différentes pour mes clients à l’étranger ?

Effectivement, les factures à destination de vos clients à l’étranger vont être différentes. Déjà, parce qu’il va falloir changer la langue d’édition de ces factures si votre client le souhaite. Certains logiciels, comme Silex, vous proposeront d’établir directement des factures en anglais en choisissant le modèle préalablement configuré. De quoi être sûr d’avoir les bonnes mentions. On vous le redit, vos factures doivent être parfaites !

Il est aussi possible de devoir changer la devise de votre facture. Si c’est le cas, on fait attention à utiliser le taux de change en vigueur lors de l’édition de la facture. Certains logiciels le font directement pour vous alors ne prenez pas le risque de faire une erreur.

Enfin, si votre client est basé dans l’Union Européenne, n’oubliez pas de mentionner vos numéros de TVA intracommunautaires. C’est valable même si vous n’êtes pas assujetti à la TVA. Et, lorsque votre client n’est pas de l’Union Européenne, pensez qu’il ne paie pas la TVA. Votre facture devra alors être éditée en Hors Taxes.

Vous l’aurez compris, il faut choisir le type de factures à utiliser selon la situation dans laquelle vous vous trouvez. Facilitez-vous la tâche, utiliser un logiciel de facturation qui vous fournira devis et factures adaptés aux législations, et sans erreur !