Le Code de commerce oblige les commerçants à procéder à un inventaire au moins une fois par an, à la date de clôture de l’exercice, afin de contrôler physiquement l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. Un exercice fastidieux qui peut également servir à mieux gérer ses stocks. “Savoir avec certitude que les stocks physiques correspondent aux stocks théoriques permet d’être serein dans ses ventes : il n’y a rien de plus désagréable que d’annoncer à un client qu’un produit est en stock alors que ce n’est pas le cas”, souligne Sophie Trebern, commerciale retail chez Fairson Inventaire. Cela permet aussi de contrôler l’existence ou l’absence de vols ou encore que le système de gestion des stocks fonctionne bien. “Savoir ce que l’on possède à un instant T permet d’éviter les pertes, les vols mais aussi les dysfonctionnements. Cela est d’autant plus vrai si l’on est à la tête de plusieurs sites”, précise Laurent Delafontaine, co-fondateur d’Axe Réseaux. Nathalie Menouard, expert-comptable chez ECL Direct rappelle qu’un inventaire permet de se rendre compte si son stock contient des marchandises détériorées ou passées de mode. Et donc de déprécier d’autant la valeur de son stock, pour coller au plus près de la réalité. Si de nombreuses raisons militent pour que l’inventaire soit mené avec sérieux, les commerçants ne savent cependant pas toujours comment l’aborder. Voici cinq étapes pour faire de son inventaire une réussite.
Pour être le plus juste possible, l’inventaire doit être réalisé à une date proche de la clôture des comptes. “On connaît la date de clôture bien à l’avance : à date proche il s’agit de fermer boutique pour réaliser son inventaire”, conseille Nathalie Menouard. Pour choisir au mieux sa matinée, soirée ou journée “inventaire”, ne pas hésiter à étudier les pics de fréquentation de sa boutique afin de le positionner à un moment qui gênera le moins l’activité. “Lorsque nous réalisons des inventaires pour nos clients, notre objectif est de ne pas déborder sur les horaires d’ouverture. Pour un inventaire réalisé le matin, nous arrivons le plus tôt possible ; pour un inventaire le soir, nous commençons par la réserve pour nous attaquer à la surface de vente une fois le magasin fermé”, décrit Sophie Trebern (Fairson Inventaire). La spécialiste recommande également de procéder à un inventaire lorsque le stock est au plus bas, après des soldes ou avant l’arrivée d’une nouvelle collection. Cela facilite grandement le travail !
Un inventaire n’est pas mené par le dirigeant du magasin seul, surtout si le stock est important : il faut s’entourer d’une équipe d’inventoristes afin d’aller plus vite et de faire un travail de meilleure qualité. Pour cela, il est possible d’embaucher des étudiants, de faire appel à une société spécialisée dans les inventaires ou de tout simplement demander à ses employés d’y participer. “Il est souvent judicieux de faire participer des personnes du magasin car elles connaissent leurs produits et savent où se trouvent les codes-barres, par exemple. Cela permet d’aller plus vite et de faire moins d’erreurs”, pense Sophie Trebern (Fairson Inventaire). Elle donne l’exemple d’ensembles, dans le prêt-à-porter, qui peuvent posséder des codes-barres sur le bas et le haut et sont donc sources d’erreurs. Mais il n’est pas toujours facile de motiver ses salariés, surtout si l’inventaire débute de manière très matinale. “Il faut leur faire comprendre que ce travail va les aider et simplifiera leur travail par la suite”, propose Sophie Trebern. On peut également transformer ce travail fastidieux en moment convivial en apportant des croissants et de la musique. “Les inventaires sont généralement décontractés et peuvent être l’occasion de passer un bon moment avec ses équipes”, avance Nathalie Menouard (ECL Direct). Laurent Delafontaine pense au contraire qu’il faut éviter d’impliquer les équipes du magasin, afin de mettre à jour des problèmes de vols. “Un salarié malhonnête pourrait profiter de l’inventaire pour dissimuler ses méfaits”, note-t-il.
Un inventaire réussi passe surtout par une bonne préparation. Il faut ranger sa réserve et sa surface de vente afin de faciliter le moment où l’on comptabilisera les produits. Là encore les équipes doivent être mises à contribution quelques jours avant la date fatidique afin de s’assurer que tous les produits ont bien des codes-barres, que ceux-ci sont facilement accessibles, etc… Autre astuce qui permet de faciliter le travail : délimiter des zones afin de les répartir entre les différentes personnes mobilisées mais aussi d’être sûr de ne rien oublier. “Nous balisons la surface de vente et la réserve d’étiquettes. Cela permet de s’assurer qu’aucun carton n’est oublié dans un coin”, raconte Sophie Trebern (Fairson Inventaire). En effet, quand une zone est réalisée, l’étiquette est cochée ou remplacée par une étiquette d’une autre couleur : des repères visuels très pratiques.
Enfin, les produits en transit (déjà sortis du stock car en passe d’être envoyés ailleurs) doivent être clairement indiqués comme tels afin de ne pas être comptabilisés. Et si des produits sont stockés ailleurs, dans un entrepôt externalisé ou chez un partenaire, il s’agit de ne pas les oublier ! “Dans le BTP, les matières premières qui se trouvent sur un chantier qui n’a pas encore été facturé doivent également être comptabilisées”, avertit Nathalie Menouard (ECL Direct). Il faut vraiment penser à tout.
Une fois toutes ces précautions prises, l’inventaire n’est plus qu’un jeu d’enfant : chaque personne mobilisée s’occupe d’une zone et comptabilise les produits qui s’y trouvent. Pour s’assurer qu’il y ait le moins d’erreurs possible, il est préférable que des contrôles soient réalisés. “Cela est nécessaire. Il faut penser à tout et ne surtout pas faire ce travail par-dessus la jambe car il est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise”, pointe Nathalie Menouard (ECL Direct). Pour effectuer ce contrôle, le mieux est de procéder à un double comptage : les personnes peuvent par exemple s’échanger leurs zones d’inventaire et comptabiliser les produits dans ce nouvel espace. Cela permet, de plus, d’éviter qu’un employé malhonnête dissimule des vols effectués auparavant en tronquant les décomptes.
Certains commerçants font le choix de mettre en place des inventaires tournants : le magasin est délimité en zones et une zone est inventoriée chaque mois. Cela permet de refaire les mêmes zones plusieurs fois par des personnes différentes et de s’assurer d’une plus grande justesse du décompte. Et le stock est ainsi mieux géré. “Cette pratique est d’autant plus importante dans la restauration afin d’estimer au plus juste la marge réelle réalisée sur chaque produit et le coût de la perte en cas d’invendus”, estime Laurent Delafontaine (Axe Réseaux). Surtout cela évite de passer par la lourdeur d’un inventaire annuel complet, qui est quand même très fastidieux.
Une fois l’inventaire réalisé, le stock comptabilisé est valorisé pour apparaître clairement au niveau comptable. “Pour cela, on peut utiliser le prix d’achat HT ou le coût moyen unitaire pondéré – ou CUMP- qui correspond au total des coûts d’acquisition divisé par le total des quantités acquises”, précise Nathalie Menouard. Pour bien valoriser son stock, il est de plus en plus indispensable de posséder un outil de gestion des stocks. “Se doter d’un logiciel est plus que conseillé car il va permettre de comparer efficacement l’inventaire compté à l’inventaire théorique répertorié dans le système informatique”, indique Nathalie Menouard (ECL Direct).
Il est donc intéressant de se doter d’un outil de gestion de stock performant : une requête qui peut être formulée auprès de sa tête de réseau.
La façon de réaliser l’inventaire peut également être informatisée : si beaucoup de commerçants utilisent un papier et un crayon, certains se sont mis aux tablettes afin de rentrer les données plus rapidement dans le logiciel de gestion des stocks. Les spécialistes de l’inventaire comme Fairson sont dotés d’un lecteur de codes-barres qui scanne les produits et envoie les résultats de l’inventaire directement sur le logiciel de gestion de stock du magasin. Efficace et rapide.
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